Google Docs. Avantaje, dezavantaje şi… demo

Odată ce am citit anunţul lui Matt Cutts despre existenţa unei pagini demonstrative a suitei Google Docs, am realizat (nu cu mândrie) că n-am amintit decât sporadic (într-un comentariu sau două) ce este şi la ce se foloseşte Google Docs. Sunt convins că mulţi dintre cititorii mei s-au obişnuit deja cu Google Docs şi acesta cred să fie motivul pentru care n-am fost admonestat pentru lipsa mea de reacţie, privitor la una dintre cele mai eficiente soluţii in-the-cloud.

Sper să mă revanşez cu acest material în care voi încerca să fac un scurt istoric, dar şi să prezint câteva dintre avantajele / dezavantajele Google Docs.

Întâi de toate, trebuie spus că Google Docs este o soluţie gratuită, de tip in-the-cloud (adică softul, dar şi documentele sunt stocate pe server-ele Google) care permite oricărui utilizator să editeze, ori să creeze de la zero, documente, foi de calcul, prezentări şi grafice. Aveţi nevoie doar de un browser web şi (evident) o conexiune la reţeaua internet.

Google Docs

http://docs.google.com/

Google Docs are la bază două programe distincte: Writely (un procesor de texte online, creat de compania Upstartle şi lansat în August 2005), respectiv Spreadsheets, pe numele complet său Google Labs Spreadsheets, un produs dezvoltat în urma achiziţiei companiei 2Web Technologies (care avea o aplicaţie similară, intitulată XL2Web).

În martie 2006, Google a anunţat cumpărarea companiei Upstartle. Patru luni mai târziu, invitaţii au fost trimise celor care doreau să testeze serviciul în nou formulă, iar pe 23 august, Writely a fost relansat în mod oficial. Până în septembrie Writely şi-a păstrat server-ele proprii, urmând ca după acea dată să se producă integrarea cu Google Accounts.

Concomitent, Google a continuat să dezvolte aplicaţia de calcul tabelar (achiziţionată tot în 2005, împreună cu compania 2Web Technologies), iar pe 6 iunie 2006, cu patru ani în urmă, se lansa Google Spreadsheets, prima componentă a ceea ce avea să devină Google Docs. Iniţial, accesul la Google Spreadsheets s-a făcut pe bază de invitaţie, urmând ca versiunea beta să fie disponibilă tuturor celor care aveau un cont Google.

La începutul lui 2007, deja celebra pictogramă Google Docs putea fi văzută în Google Apps, pentru ca tot în acelaşi an, suita să mai sufere câteva modificări estetice.

A durat numai puţin de doi ani, până când Google a anunţat pe blogul oficial că Google Docs (împreună cu celelalte aplicaţii Google Apps), au depăşit stadiul beta. Să fie într-un ceas bun.. au spus cei mai mulţi.

În ianuarie 2010, tot pe blogul s-a oficial Google Docs s-a anunţat suportul orice tip de fişier, până la 1 GB capacitate totală, iar spaţiu suplimentar, poate achiziţionat contra cost. Cu doar două luni în urmă, Google a mai dat o lovitură cumpărând DocVerse, o companie a cărui soft facilitează lucrul între mai mulţi utilizatori cu documente compatibile MS Office (Word, Excel şi PowerPoint).

Ultima surpriză, dar cu siguranţă nu şi cea din urmă propusă de Google Docs, a fost Google Gears, o soluţie tehnică menită a facilita accesul la materialele stocate online şi chiar dacă planurile par să se fi schimbat uşor între timp, e clar că dezvoltarea acestei suite de aplicaţii in-the-cloud este departe de se fi încheiat.

De ce Google Docs ?

V-am spus că sunt utilizator de MS Office (Small Business Edition, fiindcă mai mult nu mi-am permis), dar şi de OpenOffice.org, o suită căreia i-am dedicat un articol destul de voluminos, chiar aici pe acest blog. N-am de gând să mă dezic de cele afirmate atunci, şi în ciuda unor avantaje (le vom enumera imediat) pe care le oferă soluţiile in-the-cloud, consider că timpul lor nu a venit încă. Sigur, dacă ar fi să dăm crezare textelor comerciale, e de mirare cum de nu ne-am mutat de tot printr norişori, fiindcă nu doar nu doar Google Docs pândeşte la cotitură, ci şi Office Live sau Zoho.

Ce avantaje oferă Google Docs ?

Creaţi, simplu şi eficient, documente „de la zero”

Google Docs este gândit astfel încât să ofere şi utilizatorilor mai puţin obişnuiţi cu rigorile unui presor de text, acces la toate facilităţile de creare şi editare de documente, incluzând formatare cu bullet-uri, sortare pe coloane, inserare de tabele, imagini, comentarii şi formule, alinierea textului, stabilirea distanţei dintre rânduri, schimbarea font-urilor, alegerea culorilor, şi nu numai. Fie că alegeţi să editaţi un document, o foaie de calcul tabelar sau o prezentare, Google Docs păstrează aceleaşi caracteristici, ceea ce face să vă obişnuiţi cu suita… imediat.

Puteţi încărca orice fişiere existent

După cum spuneam şi câteva rânduri mai sus, din ianuarie 2010, Google Docs suportă orice tip de fişier şi poate prelucra majoritatea formatelor cunoscute (DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT).

Alegeţi cine poate accesa documentele

Atunci când discutăm despre documente stocate online, se pune problema accesului la informaţii. Cu Google Docs, doar introduceţi adresele de e-mail ale persoanelor pe doriţi să le cooptaţi în proiect şi trimiteţi câte o invitaţie. Permisiunea le este acordată instantaneu, iar odată ce s-au autentificat, pot începe să editeze (ori doar să vizualizeze / după caz) documentul, foaia de calcul sau prezentarea.

Puteţi opta pentru fişiere publice (accesibile tuturor), adresate unor colaboratori apropiaţi, dar vi se oferă şi posibilitatea ca aceste documente să rămână private. De asemeni, drepturile de vizionare, ori de modificare, pot fi revocate în orice moment.

Editaţi documente împreună cu alţii, în timp real

Principalul avantaj oferit de Google Docs, şi totodată cheia soluţiilor in-the-cloud este faptul că mai multe persoane pot modifica simultan acelaşi document, iar rezultatele se văd în timp real (fără a fi necesar un refesh). Există o fereastră de conversaţie pe ecran pentru foi de calcul şi pentru revizuirile de documente, în care puteţi vedea exact CINE, CE şi CÂND a modificat.

În plus, vizualizarea unei prezentări împreună cu alte persoane devine un lucru extrem de uşor, pentru că oricine s-a alăturat ulterior poate să ţină pasul cu cel care prezintă.

Editaţi şi accesaţi documentele, din orice locaţie

Spre deosebire de soluţia clasică, cu Google Docs nu este necesar să descărcaţi sau să instalaţi ceva, atât softul de editare, cât şi documentele fiind stocate pe servere-le Google. Aveţi nevoie doar de o conexiune la internet decentă (un capitol la care România stă mai mult decât onorabil) şi un browser web actualizat. Stocarea şi salvarea automată online înseamnă că nu trebuie să vă mai faceţi griji cu privire la defectarea unităţii de hard disk sau la penele de curent, pentru că o problemă de ordin tehnic este mult mai probabil să afecteze un sistem local, decât un server.

Salvaţi şi exportaţi cu uşurinţă copii ale fişierelor

Iar dacă preferaţi un sistem mixt care să includă atât editorul local, dar şi alternativa in-the-cloud, nu este nici o problemă, fiindcă Google Docs permite salvarea documentelor şi a foilor de calcul în formatele DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF sau HTML (după caz).

Câştigaţi la capitolul organizare

Aici pot să fac „mea culpa”. Se întâmplă să am şi câteva zeci (nu exagerez) de variante ale aceluiaşi document, şi nu de puţine ori mi s-a întâmplat să caut proverbial ac printre fânul împrăştiat pe două calculatoare şi trei hard disk-uri. Google Docs aduce un plus de sistematizare, de organizare, prin asocierea fişierelor cu directoare specifice. Doar să nu le denumiţi „important”, „foarte important” şi „extrem de important”, că tot n-am făcut nimic.

Ajutor pentru blogări

Aceia dintre voi care au un blog, se vor bucura să afle că transforma rapid un document într-un articol, Google Docs oferind servicii de publicare automată pentru blogger.com, blogharbour.com, blogware.com, livejournal.com, squarespace.com şi wordpress.com.

Dar care sunt dezavantajele suitei oferă Google Docs ?

Cu toate că Google Docs a însemnat pentru mulţi dintre noi o mână de ajutor, nici nu pot să fac un „laudatio”. V-am promis că voi încerca să fiu obiectiv şi intenţionez să mă ţin de cuvânt, mai ales că Google Docs impune restricţii deloc de neglijat.

Restricţii pentru documente

Un document (urcat şi convertit) trebuie să aibă maxim 500k (plus 2MB pentru fiecare imagine încorporată).

Atenţie ! Atunci când un documentat este importat (urcat pe server-ele Google), el este automat convertit în HTML, iar limita de 500 Kb se aplică acelui fişier (HTML-ului).

Sunt admise următoarele tipuri de documente:

• HTML;
• Plain text (.txt);
• Microsoft Word;
• RTF;
• Open Office (.odt);
• StarOffice Writer (.sxw).

Restricţii pentru foile de calcul

Foile de calcula acceptate sunt: xls, xlsx, csv, ods, txt, tsv sau tsb, cu limita de 1 Mb/fişier (după conversie).

Fiecare foaie de calcul (urcată şi convertită) trebuie să aibă maxim maxim 256 de coloane, 200.000 de celule (câmpuri) şi cel mul 100 de file. S-a renunţat la restricţia în ce priveşte numărul de rânduri.

Dintre cele 200.000 de celule teoretic acceptate, doar 10%, adică 20.000 pot include formule de calcul, iar asta după cum urmează:

• 1000 de formule de tip GoogleFinance;
• 1000 de formule de tip GoogleLookup;
• până la 50 de formule importate;

Un utilizator nu poate avea mai mul de 1000 foi de calcul, dintre care doar 11 deschise simultan.

Restricţii pentru prezentări

Prezentările locale (indiferent dacă sunt în format *.PPS sau *.PPT) pot fi importate doar dacă se încadrează în limita a 10 Mb şi 200 de slide-uri.

Importarea prezentărilor aflate într-o locaţie web este limitată la fişiere de maxim 2 Mb.

Un utilizator poate avea un maxim de 5000 de documente şi prezentări (combinate), respectiv 5000 de imagini.

Alte dezavantaje ar fi corelarea destul de greoaie (unde adăugarea de link-uri externe poate fi o dovadă de răbdare), şi problemele legate de partajarea documentelor. Unul dintre cititori chiar se plângea pe forumul oficial că timp de 4-5 zile funcţia de share nu a funcţionat pentru foile de calcul din Google Docs.

La final…

Vreau să vă invit să testaţi Google Docs, iar apoi veţi decide dacă ce se vede printre norişori e o rază de soare sau doar nişte sclipici împrăştiat de PR-istul de serviciu.

URL: http://docs.google.com/demo

Nu fac un secret din faptul că folosesc MS Office, respectiv OpenOffice.org şi continui să cred că soluţiile in-the-cloud (inclusiv Google Docs), pot reprezenta viitorul, însă n-au suficientă forţă pentru a acapara prezentul. Mai degrabă mizez pe componenta „haas” ( hardware as a service), unde utilizatorii pot închiria putere de procesare, decât pe „saas” ( software as a service), un pas către dependenţa de internet.

Asta a fost tot. Vă durez o duminică plăcută.

Materiale bibliografice:

• http://en.wikipedia.org/wiki/Software_as_a_service
• http://www.worldit.info/articole/cloud-computing-intram-cu-totii-in-nori-sau-norii-sunt-imprastiati-de-vant/
• http://docs.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=37603
• http://www.zdnet.com/blog/google/google-docs-gets-a-facelift-adds-new-menu/983
• http://www.zoho.com/
• http://www.officelive.com/en-us/
• http://www.google.com/google-d-s/hpp/hpp_ro_ro.html
• http://blog.chip.ro/ionut-balan/2010/05/batalia-office-in-cloud-microsoft-vs-google-partea-1/
• http://googledocs.blogspot.com/2010/04/new-google-docs.html
• http://techcrunch.com/2010/06/04/now-you-can-try-out-google-docs-without-a-google-account/
• http://twitter.com/mattcutts/status/15428155721
• http://en.wikipedia.org/wiki/Google_Docs

Despre autor şi articol

Bogdan-Andrei a scris 281 articole pe blogul Stefa Media.

Student la Comunicare şi Relaţii Publice, cunoscător al jocurilor din perioada anilor '80 sau '90, interesat de IT şi WordPress, scriu despre ce-mi place şi, de cele mai multe ori, îmi place ceea ce scriu. Şi nu doar mie. De aceea continui.

• Site web
• Twitter
• Facebook

Categorii: Instrumente online, PREZENTĂRI Etichete: avantaje, dezavantaje, documente, Google, Google Apps, Google Docs, Google Spreadsheets, in-the-cloud, INTERNET, OpenOffice.org